1Om denne politik
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan PolarIT (“vi”, “os”, “vores”) indsamler, bruger, opbevarer og beskytter personoplysninger i forbindelse med vores website (polarit.dk) og de administrerede IT-tjenester, vi leverer.
Vi er forpligtet til at håndtere personoplysninger ansvarligt og i fuld overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (GDPR) samt den danske databeskyttelseslov.
2Dataansvarlig
Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:
PolarIT
Keglens Kvarter 11
2640 Hedehusene, Danmark
CVR: 46412249
E-mail: support@polarit.dk
PolarIT har ikke en formelt udpeget databeskyttelsesradgiver (DPO). For alle spørgsmål vedrørende privatlivsbeskyttelse bedes du kontakte os på support@polarit.dk.
3Hvilke oplysninger vi indsamler og hvorfor
Vi behandler personoplysninger inden for tre kategorier afhængigt af dit forhold til os. Vores website (polarit.dk) bruger Umami, et statistikværktøj uden cookies, til at tælle besøg samlet (se afsnit 4). De eneste personoplysninger, der indsamles via websitet, er dem, du selv vælger at sende os via vores formularer.
| Kategori | Oplysninger | Formål | Retsgrundlag (GDPR art. 6) | Opbevaringsperiode |
|---|---|---|---|---|
| Forespørgsler | Navn, arbejds-e-mail, virksomhedsnavn, telefonnummer, virksomhedsstørrelse, emne for henvendelsen, beskedindhold | Besvarelse af henvendelser og vurdering af serviceegnethed | Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) | 2 år fra seneste kontakt |
| Kunder | Virksomhedsnavn, faktureringsadresse, CVR-nummer, kontaktpersonens navn og e-mail, bankoplysninger | Kontraktopfyldelse, fakturering samt regnskabs- og lovkrav | Kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b) + Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c) | 5 år fra aftalens ophør (bogføringsloven) |
| Kunders medarbejdere | Fulde navn, arbejds-e-mailadresse, enheds-id’er og systemoplysninger | Levering af administrerede IT-tjenester — enhedshåndtering, brugerkonti og sikkerhedsovervågning | Kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b) — behandles på vegne af kunden under en særskilt databehandleraftale | Aftalens varighed, derefter slettet inden 30 dage efter ophør |
Vi sælger, udlejer eller handler ikke med personoplysninger til tredjepart med henblik på markedsføring.
4Cookies
Vi sætter ingen cookies selv. For at forstå, hvordan websitet bruges, anvender vi Umami, et privatlivsvenligt statistikværktøj. Det sætter ingen cookies, gemmer ikke IP-adresser og følger dig ikke på tværs af andre websites. Det registrerer, hvilke sider der vises, hvilket site eller kampagnelink besøget kom fra, et omtrentligt land, enheds- og browsertype, og hvornår centrale knapper bruges (for eksempel at booke en snak eller bestille NIS2-tjeklisten). Vi ser kun tallene samlet. Vi baserer behandlingen på vores legitime interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) i at forbedre websitet, og da intet gemmes på din enhed, kræves der ikke et samtykkebanner. Vores hostingudbyder, Simply.com, kan sætte strengt nødvendige tekniske cookies for at drive hostinginfrastrukturen — disse kræver ikke dit samtykke i henhold til GDPR, da de er nødvendige for at websitet kan vises i din browser.
5Tredjepart og underleverandører
Vi anvender et begrænset antal betroede tredjepartstjenester til at drive vores virksomhed. Hvor disse tjenester behandler personoplysninger på vores vegne, har vi indgået databehandleraftaler med hver enkelt leverandør.
| Leverandør | Formål | Placering |
|---|---|---|
| Simply.com | Webhosting af polarit.dk — kan behandle tekniske serverlogfiler (IP-adresser, anmodningsdata) som del af hostinginfrastrukturen | Danmark / EU — Simply.com’s privatlivspolitik |
| Google Workspace | E-mailkommunikation, dokumentopbevaring og håndtering af henvendelser fra kontaktformularen på polarit.dk | EU/EØS (med hensigtsmæssige garantier) |
| JumpCloud | Enhedshåndtering, brugeridentitet og sikkerhedsovervågning som led i levering af administrerede IT-tjenester | USA — standardkontraktbestemmelser (SCC) er indgået |
| Umami (Umami Software, Inc.) | Samlet websitestatistik for polarit.dk uden cookies. Ingen cookies og ingen gemte IP-adresser | EU (Frankfurt, Tyskland) |
Vi videregiver ikke personoplysninger til andre tredjeparter, medmindre vi er retligt forpligtet hertil.
6Internationale overførsler af personoplysninger
Nogle af vores underleverandører opererer uden for EU/EØS (herunder JumpCloud, som er baseret i USA). Når personoplysninger overføres uden for EU/EØS, sikrer vi, at der er passende garantier på plads som krævet i GDPR kapitel V, herunder standardkontraktbestemmelser (SCC) godkendt af Europa-Kommissionen.
Du kan anmode om oplysninger om de specifikke garantier vedrørende en given overførsel ved at kontakte os på support@polarit.dk.
7Dine rettigheder
I henhold til GDPR har du følgende rettigheder vedrørende dine personoplysninger. For at gøre brug af dem skal du kontakte os på support@polarit.dk. Vi vil besvare din henvendelse inden for 30 dage.
Anmod om en kopi af de personoplysninger, vi opbevarer om dig.
Bed os rette unøjagtige eller ufuldstændige oplysninger.
Anmod om sletning af dine oplysninger, når der ikke længere er et lovligt grundlag for behandlingen.
Bed os midlertidigt indstille behandlingen af dine oplysninger i visse situationer.
Modtag dine oplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format, når behandlingen er baseret på samtykke eller kontrakt.
Gør indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Vi stopper behandlingen, medmindre vi har tvængende legitime grunde.
Hvor behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde det uden at det påvirker lovligheden af den tidligere behandling.
Indgiv en klage til Datatilsynet — se afsnit 8 nedenfor.
8Ret til at indgive klage
Hvis du mener, at vi ikke har behandlet dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning, har du ret til at indgive en klage til den danske tilsynsmyndighed:
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
www.datatilsynet.dk
dt@datatilsynet.dk
+45 33 19 32 00
Vi vil altid gerne have mulighed for at adressere dine bekymringer direkte først. Kontakt os venligst på support@polarit.dk, inden du henvender dig til tilsynsmyndigheden.
9Ændringer i denne politik
Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i vores tjenester, lovkrav eller forretningspraksis. Den aktuelle version er altid tilgængelig på polarit.dk/privatlivspolitik.
Ved væsentlige ændringer vil vi underrette eksisterende kunder pr. e-mail. Datoen “Sidst opdateret” øverst på siden angiver, hvornår politikken senest blev revideret.
10Kontakt os
Har du spørgsmål til denne politik, til hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder:
PolarIT
support@polarit.dk
Vi tilstræber at besvare alle henvendelser om privatlivsbeskyttelse inden for 5 arbejdsdage og senest inden for 30 dage.